CMS o sistema de gestión de contenidos: qué es y por qué tu negocio debería contar con uno

Ya sea que estés creando un sitio web corporativo, una tienda de comercio electrónico o un blog, un sistema de gestión de contenido o CMS te permite controlar el contenido, el diseño y la funcionalidad de tu sitio sin tocar ningún código ni ser experto en programación.

En este post definiremos qué es un CMS, cómo funciona, cómo puedes usarlo para beneficiar a tu negocio y cuáles son los más populares del mercado.

¡Asegúrate de tomar nota!

Definición de CMS

Un CMS (Content Management System), o sistema de gestión de contenido, es una aplicación de software que permite a los usuarios crear y administrar un sitio web sin tener que codificarlo desde cero o saber codificar en absoluto.

Con un CMS, crear contenido, modificarlo, administrarlo y actualizarlo, son procesos sencillos gracias a su interfaz fácil de usar.

Además, puedes configurar la personalización de tu sitio sin necesidad de programar, sino simplemente descargando plantillas y extensiones.

También puedes crear cuentas de usuarios para que tu equipo pueda trabajar creando, editando, publicando contenido, y mucho más.

El contenido de un CMS generalmente se almacena en una base de datos y se muestra en una capa de presentación basada en un conjunto de plantillas como un sitio web.

Así funciona un CMS

Para explicarte el funcionamiento de un CMS, es necesario que sepas primero cómo es que se crea un sitio web desde cero.

Primero que nada, tendrías que conocer y saber utilizar los códigos HTML, para que pudieras agregar texto, imágenes, y todos los componentes esenciales de una web.

Luego, tendrías que agregar CSS para diseñar esos elementos para que coincidan con la identidad de tu marca.

Después sería necesario que emplearas JavaScript para colocar en tu sitio funciones más avanzadas, como las llamadas a la acción o CTA.

Después, tendrías que cargar este archivo HTML en tu servidor para archivarlo en una base de datos.

Cualquier cambio que quisieras hacer, por más simple que fuera, implicaría descargar archivos del servidor, abrirlos y cambiar el código HTML a mano.

Luego, tendrías que asegurarte de no romper ningún enlace u otra cosa antes de volver a cargar los archivos en el servidor.

Suena complicado, ¿verdad?

Para los desarrolladores puede ser lo ideal. Pero para quienes no conocen de codificación ni programación, la solución es usar un CMS.

Con un CMS, en lugar de escribir códigos, puedes crear contenido, escribir texto y personalizarlo, agregar enlaces y CTA, insertar recursos multimedia, publicar, personalizar y un sinfín de funciones más, simplemente dando algunos cuantos clics.

Pero, ¿cómo es esto posible?

Verás, un CMS cuenta con dos elementos o componentes principales: una aplicación de administración de contenido (CMA) y una de entrega de contenido (CDA).

Combinadas, estas aplicaciones manejan esencialmente todo el código, lo que te permite enfocarte más en el contenido y la personalización de manera fácil y rápida.

Características más relevantes de un CMS o sistema de gestión de contenidos

Un CMS te ayudará a crear y mantener tu sitio web y todo el contenido importante para tu negocio.

Por lo tanto, es útil conocer las características clave que deberían ser tu punto de partida cuando busques un nuevo CMS.

Entre ellas se destacan las siguientes:

  • Creación y edición de contenido
    Como requisito mínimo, tu CMS debe permitirte crear, editar y publicar contenido fácilmente. Cuanto más fácil sea de usar, más tiempo tendrás para concentrarte en tu estrategia de marketing de contenidos.
  • Organización de flujos de trabajo, informes y contenido
    ¿Hay mucha gente involucrada en la producción de tu contenido? Tu CMS debe poder rastrear los detalles de tu contenido de principio a fin, desde la creación, edición y aprobación hasta la publicación, promoción e informes.
  • Administración basada en usuarios y roles
    Tener control sobre quién puede acceder al contenido y las funciones te ayudará a evitar errores. Es básico que tu CMS te permita la administración de usuarios.
  • Seguridad
    Proteger tus datos y los de tus clientes te ayudará a conservar la confianza en los productos y servicios que ofreces.
  • Escalabilidad multicanal
    Entregar contenido a muchos canales, dispositivos e interfaces diferentes puede significar mucho trabajo, a menos que tengas un CMS autónomo que te ayude a hacerlo de manera eficiente.
  • Flexibilidad de diseño y soporte móvil
    El control que necesitas en tus plataformas CMS define la flexibilidad de diseño que necesitarás. Puedes usar plantillas o temas existentes para tus páginas, o ir añadiendo tu propia marca y diseño.
    Lo que sí, es que siempre tu CMS debe proporcionar una buena experiencia en todos los dispositivos a los usuarios.
  • Extensiones y complementos
    Una gran plataforma CMS no tiene que proporcionar todo de forma nativa. Sin embargo, deberías poder trabajar añadiendo plugins o extensiones para mejorar tus páginas, el contenido, y la experiencia de uso.
  • Funciones de comercio electrónico y marketing
    Tu plataforma CMS no debe limitarse a administrar tu contenido. Puede ayudarte a introducir funciones de comercio electrónico de una manera simple pero efectiva.

Ventajas de los CMS

El uso de un CMS para potenciar tu sitio podría ser una de las mejores inversiones que hagas en tu presencia digital y en tu negocio.

Los siguientes son 7 beneficios clave de usar un CMS.

Son sencillos de crear y de fácil mantenimiento

Cuando algo no nos resulta fácil de usar, se vuelve una pérdida de tiempo (y de dinero) tratar de averiguar cómo funciona cometiendo errores y luego intentando solucionarlos.

Lo que queremos es un software que permita crear y mantener un sitio y sus contenidos de manera relativamente fácil.

Casi todos los CMS son así.

No necesitas ser un experto para utilizarlo

No todos los usuarios tienen el mismo nivel de comodidad con la tecnología.

Pero en los CMS, desde las funciones básicas como escribir y publicar contenido, o agregar medios, hasta las más complejas, como las relacionadas con aspectos de comercio en línea, suelen ser fáciles de comprender para todos.

De hecho, cualquier persona que pueda usar un software de procesamiento de texto puede usar un CMS para las funciones básicas, por lo que ni siquiera tiene que dedicar mucho tiempo a la capacitación.

Es fácil de usar para los que no tienen una mentalidad técnica, o que no se dedican al desarrollo ni al diseño web.

Cuentan con muchos recursos extra

Como mencionamos antes, se pueden realizar diversas tareas ampliando el CMS mediante el uso de complementos o plugins.

Hay una enorme cantidad de complementos disponibles para la mayoría de los CMS, y esto es una maravilla, porque permiten a los propietarios de sitios web reaccionar más rápido a las cambiantes necesidades del mercado.

Los plugins te sirven por ejemplo, para agregar comercio electrónico, botones para compartir en redes sociales, optimización SEO, entre muchas otras cosas que ayudan a tu web y, por ende, a tu negocio.

Puedes optimizar para SEO

Cuando hablamos de un sitio web, no podemos olvidarnos de la optimización de motores de búsqueda.

Es fundamental para generar tráfico y ayudar a la obtención de leads.

El uso de un CMS permite optimizar tu sitio para destacar en los motores de búsqueda.

Utilizando funciones integradas en tu CMS, complementos y herramientas, en conjunto con una buena estrategia SEO, puedes ayudar enormemente a que tu sitio clasifique más alto en los buscadores.

Algunas acciones de SEO que puedes implementar en tu CMS son:

  • Personalizar las etiquetas de los meta títulos y las meta descripciones.
  • Diseñar URL sencillas y compatibles con SEO.
  • Crear un mapa de tu sitio.
  • Agregar texto alternativo a imágenes.
  • Hacer redireccionamientos 301 cuando sea necesario.
  • Mejorar la velocidad de carga de la página, entre otras.

Crea sitios de cualquier tipo, ¡el cielo es el límite!

Como ya sabes, la mayoría de los CMS tienen muchas opciones de personalización.

Puedes configurar fácilmente el diseño general y la apariencia instalando temas, cambiando desde colores básicos y ubicaciones de menú hasta cómo se muestra el contenido.

Además, los complementos y extensiones te permiten añadir funciones a tu sitio web.

Puedes agregar un carrito de compra, formularios de contacto, gestionar leads y mucho más.

Como no todos los sitios web requieren las mismas características y funcionalidades, estas opciones de personalización resultan útiles.

Independientemente de cuáles sean tus requisitos, el CMS que utilices debe ser lo suficientemente flexible para que pueda personalizarse según tus necesidades.

Cargan rápidamente

El tiempo de carga de la página es la cantidad de tiempo promedio que tarda una página en aparecer en tu pantalla.

Los motores de búsqueda como Google lo usan como factor de posicionamiento web.

Pero, además, cuando optimizas el tiempo de carga de tu web, ayudas a los usuarios a llegar más rápido a donde van, y los usuarios felices se convierten más fácilmente en ventas.

Un CMS adecuado, favorecerá la velocidad de carga de tus páginas en el navegador y la rapidez con la que tu sitio puede conectarse a un servidor, dándole un empuje a la clasificación de tu sitio y mejorando la experiencia de usuario.

Requieren poca inversión para su mantenimiento o actualizaciones

Una de las mayores ventajas de usar CMS es que es significativamente más rápido y barato de instalar o actualizar, a diferencia de cuando codificas un sitio web desde cero.

Esto es porque los CMS están equipados con funciones estándar integradas, lo que vuelve mucho más ágil el mantenimiento y la actualización de una web, y sin un costo adicional.

El uso de un CMS puede ahorrarte tiempo y dinero.

No tienes que pagarle a un desarrollador web para realizar cambios menores en el sitio, ni esperar a que estén listos.

Puedes realizar fácilmente estos cambios por tu cuenta, exactamente cuando los necesites publicados.

Claves para elegir un CMS

Los CMS vienen en todas las formas y tamaños, cada uno con su propio conjunto de características y beneficios.

Algunos son ideales para blogueros, otros para comercio electrónico. Los detalles variarán según las necesidades y los recursos de tu empresa.

Sin embargo, independientemente del propósito de tu web, aquí hay algunos aspectos a considerar al momento de elegir el mejor CMS para ti.

Investiga la reputación del sistema

Evalúa la cantidad y el tipo de apoyo disponible para el CMS. Además de la documentación impresa, busca foros en línea, documentación y grupos de usuarios.

Lee las publicaciones de usuarios, checa los problemas a los se enfrentan con frecuencia, sus comentarios y calificaciones para el sistema.

La reputación e historial del CMS es un gran indicador de su calidad.

Revisa qué te ofrece el sistema

Hay muchas plataformas de CMS diferentes, con distintas características y funciones, precios, integraciones, herramientas y demás, por lo que es importante que comprendas los tipos que existen y qué te ofrece cada uno, para que elijas el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.

Toma en cuenta tu experiencia de usuario

Algo que puedes hacer antes de implementar el CMS para todo tu sitio, es probarlo.

Hay páginas web como Softaculous, que ofrecen demos para que experimentes (aunque sea en cierta medida) el uso de diferentes CMS, para definir cuál consideras que te ofrece justo lo que necesitas.

Pero también, una vez que te decides por alguno de ellos, siempre puedes cambiar y seguir probando, hasta encontrar el que mejor experiencia te brinde y que se adapte más a tu negocio.

¿De qué manera se migra un CMS?

Tal vez explicar a detalle todo el proceso de migración de un CMS a otro, pudiera ser tema para un post aparte.

Pero es importante que conozcas los pasos básicos, en caso de que en algún momento te resulte más conveniente cambiar de CMS.

A grandes rasgos, los pasos que mencionamos a continuación son los que debes procurar seguir para migrar tu CMS de la manera más segura posible:

  1. Haz una auditoría de contenido.
  2. Evalúa datos como los costos, plazos, y los riesgos asociados con la migración de CMS planificada.
  3. Crea un plan preliminar que incluya la información anterior, para identificar una ruta crítica a seguir.
  4. Evalúa todos los factores y requisitos de seguridad para evitar problemas y costos significativos en el futuro.
  5. Obtén todas las herramientas necesarias para cada aspecto del proyecto.
  6. Asegúrate de contar con el soporte y asesoramiento de tu proveedor de CMS para cada paso.
  7. Analiza las variaciones en la arquitectura de datos, dado que tu nuevo CMS puede no utilizar exactamente la misma.
  8. Crea planes de contingencia para evitar que las posibles dificultades y contratiempos se conviertan en grandes problemas.
  9. Haz una copia de seguridad de tu contenido. Si bien cada tarea en esta lista de verificación es importante, esta es absolutamente crucial.
  10. Realiza la migración.
  11. Haz una prueba de precisión e integridad de los datos para identificar problemas y corregirlos.
  12. Supervisa y optimiza, ya que puede haber errores o problemas durante la migración, que podrás solucionar si cuentas con un programa de control de calidad.
  13. Desmantela tu antiguo CMS una vez que el nuevo esté funcionando correctamente.
  14. Capacita a tu equipo sobre cómo usar el nuevo CMS.

Pasos para elegir un hosting para tu CMS

Si planeas lanzar un nuevo sitio web, necesitarás un proveedor de alojamiento confiable, asequible y seguro.

Hay muchas opciones para elegir, pero todo depende de tus necesidades y objetivos.

Sin embargo, te recomendamos seguir estos pasos para que puedas decidirte por el más adecuado para tu web:

  1. Determina el tipo de hosting que necesitas. Ya sea compartido, dedicado, en la nube o privado virtual.
  2. Verifica el rendimiento.
  3. Infórmate sobre el tiempo de actividad, es decir, el tiempo que tu sitio web estará activo en línea y disponible para el público.
  4. Considera el costo y lo que el plan incluye.
  5. Analiza la escalabilidad que soporta, ya que si tu web crece, puedes necesitar más ancho de banda y espacio de almacenamiento.
  6. Verifica las características de seguridad, tanto para tu sitio web como para tus visitantes.
  7. Consulta la disponibilidad y la calidad de la atención al cliente.
  8. Comprueba si cuentan con servicio gratuito de migración de sitio.
  9. Considera si el proceso de instalación del CMS en el hosting es sencillo.
  10. Evalúa la disponibilidad de herramientas para la creación de sitios web.
  11. Comprueba si te ofrecen un dominio gratuito, y consigue uno.
  12. Verifica la cantidad de cuentas de correo profesionales que se incluyen en el paquete de alojamiento.
  13. Checa el panel de control. Debe ser sencillo de usar ya que será una página con la que vas a interactuar regularmente.
  14. Considera el ancho de banda y el espacio de memoria disponible.
  15. Averigua si se incluyen copias de seguridad.
  16. Revisa si el plan incluye monitoreo de errores.

¿Cómo diferenciar entre CMS, WCM, ECM, DAM y DXP?

Ya sabes lo que es un CMS, pero es muy probable que te encuentres con otras abreviaturas, que aunque están relacionadas suelen confundirse.

Los términos que te explicamos a continuación son distintos tipos de sistemas que se consideran como vertientes de un CMS.

Web Content Management (WCM)

Se trata de un sistema de administración de contenido web que permite a los usuarios administrar los componentes digitales de un sitio web incluso sin tener conocimientos previos de lenguajes de marcado o programación web.

Un WCM proporciona herramientas de colaboración, autoría y gestión para ayudar a administrar el contenido digital.

A diferencia de otros tipos de CMS, que manejan contenido destinado tanto a la web como a la impresión, un WCM maneja exclusivamente contenido web.

Enterprise Content Management (ECM)

O sistema de gestión de contenido empresarial.

Este recopila, organiza y entrega la documentación de una organización, asegurando que la información crítica se entregue a la audiencia correcta (empleados, clientes, partes interesadas del negocio, etc.)

Un ECM brinda a todos los miembros de una empresa un fácil acceso al contenido que necesitan para completar proyectos y tomar decisiones importantes.

Es un sistema flexible, que aumenta la eficiencia de los equipos de un negocio y ayuda a reducir costos por almacenamiento de datos.

Digital Asset Management (DAM)

Este es un sistema de gestión de activos digitales, con el que los usuarios pueden almacenar, organizar y compartir contenido digital con facilidad.

Un DAM ofrece una biblioteca simple y centralizada donde los clientes, empleados o contratistas pueden acceder al contenido digital.

Estos activos incluyen audio, archivos creativos, video, documentos y presentaciones.

Además, está basado en la nube, por lo que los usuarios pueden acceder al contenido desde cualquier lugar.

Ayuda a una gestión de marca más efectiva y facilita la publicación digital.

Digital Experience Platform (DXP)

Gartner, quien es el principal responsable de acuñar el término, define una plataforma de experiencia digital como un «conjunto integrado de tecnologías centrales que respaldan la composición, gestión, entrega y optimización de experiencias digitales contextualizadas».

En otras palabras, las plataformas de experiencia digital permiten la creación, alojamiento y distribución de experiencias digitales a través de múltiples canales y dispositivos.

Brinda una experiencia digital totalmente integrada y sin inconvenientes a través de canales y dispositivos y a lo largo de todo el recorrido del cliente.

Los 5 mejores CMS que hay

La verdad es que hay miles de sistemas de administración de contenido en el mercado y cada uno tiene sus propias fortalezas según el propósito de tu negocio y el uso que pretendas darle.

Sin embargo, en esta sección te explicaremos de manera resumida 5 CMS bastante populares y utilizados, considerados de los mejores que hay en el mercado.

WordPress

WordPress es, por mucho, el CMS más popular. De hecho, la mayor parte de los sitios web que existen en internet sin impulsados por WordPress.

Y no es por nada. Es gratuito, es fácil aprender a utilizarlo, muy flexible, y amigable con los motores de búsqueda.

Además, es una de las plataformas que ofrecen mayor personalización con miles de temas y complementos.

También, a la vez que es fácil de usar para los novatos, permite a los desarrolladores más experimentados suficiente libertad para jugar con el código.

Y cabe mencionar que es adecuado para prácticamente cualquier tipo de sitio web.

Shopify

Shopify es una plataforma completa de marketing y comercio electrónico de CMS sin la necesidad de encontrar tu propio alojamiento.

Ofrece un entorno completo de administración de contenido de comercio electrónico para crear una tienda en línea con todo lo necesario para administrarla.

Shopify no es estrictamente para blogueros o creativos (aunque también pueden utilizarlo, claro), sino para personas y marcas interesadas en vender productos digitales o físicos en línea.

Es definitivamente el CMS más útil para construir un sitio web para vender productos, especialmente para quienes no son desarrolladores.

Joomla

Joomla es un CMS gratuito que cuenta con una gran cantidad de funciones integradas y es compatible con más de 70 idiomas.

Es una buena opción para cualquier sitio web que necesite una gestión de contenido integral.

Los principales distintivos de Joomla son la administración de usuarios y la gran cantidad de funciones integradas, como la administración de búsquedas y las herramientas de marketing.

Drupal

Después de WordPress, Drupal es el segundo CMS más popular.

Sin embargo, su principal diferencia es que es el único CMS que requiere la mayor cantidad de habilidades técnicas.

Tiene un panel de administración avanzado, desde donde puedes controlar totalmente la presentación del contenido y la gestión de usuarios y permisos.

Carga rápidamente y cuenta con plantillas listas para usar, pero la verdad es que es recomendable que los principiantes se salten este CMS, aunque para quienes se dedican al desarrollo web, este pudiera ser el CMS ideal.

CMS Hub de HubSpot

Es un CMS completamente integrado que está diseñado específicamente para comerciantes y propietarios de negocios.

Se basa en la plataforma de CRM de HubSpot, que incluye todo tipo de herramientas de automatización de marketing, ventas, servicios y operaciones.

Esto hace de CMS Hub una solución ideal para empresas en crecimiento, así como para grandes empresas que buscan un sistema todo en uno para administrar su sitio web.

Es fácil de usar, e incluye herramientas de SEO que facilitan la creación y optimización de tu contenido web.

Además, tiene funciones de contenido inteligente para personalizar tu web para visitantes específicos o segmentos más grandes.

También, se integra a la perfección con tu herramienta de email marketing y CRM de ventas, para que puedas optimizar tus flujos de trabajo operativos.

Razones por las que tu empresa debe contar con un CMS

El uso de un CMS para crear y administrar tu sitio web puede ayudar a tu empresa a crecer con el tiempo.

Además de permitirte almacenar todo tu contenido web en un mismo lugar, un CMS permite trabajar en equipo, hacer actualizaciones rápidas y sencillas, y ofrece plantillas y extensiones para personalizar tu sitio.

Como bien sabes, el contenido está en el corazón de cualquier estrategia de marketing digital.

Existe en todas partes para tu negocio, pero una de tus fuentes de contenido más importantes es tu sitio web.

Poder agregar, actualizar y mejorar tu sitio es crucial para mantener un flujo comercial saludable.

Y es aquí donde entra en juego el CMS.

Para tu negocio, es indispensable que cuentes con un CMS porque, en primer lugar, a menos que sepas codificar y programar, no tendrías un sitio web.

Pero, además, tu sitio es una fuente importante de comercialización.

Te permite agregar y actualizar contenido en todo momento, manteniendo tu consistencia como marca, acercándote más a tu audiencia y haciendo crecer tu negocio.

Ahora que ya conoces lo que es un CMS y cómo elegirlo, es momento de empezar tu nuevo proyecto de sitio web.

Solamente antes de irte…

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